Datenschutzerklärung
Informationen nach Art. 13 DSGVO
Stand: 02.10.2026
1. Verantwortlicher
Aetheris GmbH
Zur Lay 22, 54570 Schutz
Vertreten durch den Geschäftsführer: Sascha Oertlin
Datenschutzanfragen: kontakt@aetheris-gmbh.de
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt; die Voraussetzungen des § 38 BDSG liegen nicht vor.
2. Zwei Rollen — bitte auseinanderhalten
Für Ihre Zugangs- und Vertragsdaten sind wir Verantwortlicher; darum geht es in dieser Erklärung.
Für die Inhalte, die Sie in AETHERIS BAU verarbeiten — Tickets, Baustellenfotos, Pläne, Aufmaße, Bautagebücher, Kontakte Ihrer Nachunternehmer — sind Sie Verantwortlicher und wir Auftragsverarbeiter. Dafür gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag, nicht dieser Text.
3. Aufruf der Anwendung (Server-Protokolle)
Beim Aufruf verarbeitet der Hosting-Anbieter technische Zugriffsdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browsertyp), soweit dies für Auslieferung, Stabilität und Sicherheit erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
4. Konto und Anmeldung
Für den Zugang verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, die zugewiesene Rolle und einen Streuwert Ihres Passworts. Das Passwort selbst ist uns nicht bekannt und lässt sich aus dem Streuwert nicht zurückrechnen. Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Zur Anmeldung setzen wir ein technisch notwendiges Cookie mit einer zufälligen Sitzungskennung. Es enthält keine personenbezogenen Inhalte und wird beim Abmelden ungültig. Analyse- oder Marketing-Cookies setzen wir nicht.
Fehlgeschlagene Anmeldeversuche werden mit Zeitpunkt und IP-Adresse gezählt, um Passwort-Raten zu bremsen. Diese Zähler werden nach kurzer Zeit automatisch gelöscht.
5. Zugänge für Externe (Nachunternehmer)
Für externe Beteiligte kann ein Zugang per Einmal-Link angelegt werden. Dabei verarbeiten wir Name, Firma und — sofern angegeben — die E-Mail-Adresse. Diese Angaben stammen von unserem Kunden; für sie ist er Verantwortlicher. Solche Zugänge sind befristet und laufen automatisch ab.
6. KI-gestützte Dokumentenauswertung
Laden Sie im Posteingang ein Dokument hoch, wird dessen Inhalt zur Klassifikation und für einen Ablagevorschlag an Anthropic PBC mit Sitz in den USA übermittelt. Es handelt sich um eine Übermittlung in ein Drittland ohne Angemessenheitsbeschluss (Art. 44 ff. DSGVO).
Grundlage dieser Übermittlung: Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914, Module 2 und 3). Sie sind Bestandteil des Data Processing Addendum von Anthropic, das über dessen Commercial Terms automatisch Vertragsbestandteil ist.
Die Inhalte werden nicht zum Training von Modellen verwendet. Nichts wird automatisch abgelegt — die Anwendung macht ausschließlich Vorschläge, die Ablage erfolgt erst durch eine Handlung des Nutzers.
Alle übrigen Module — Tickets, Pläne, Aufmaß, Bautagebuch, Abrechnung — arbeiten ohne KI und ohne diese Übermittlung.
7. Spracherkennung im Bautagebuch
Das Diktat im Bautagebuch läuft über eine selbst betriebene Spracherkennung auf unserer eigenen Serverinfrastruktur. Die Aufnahme verlässt diese Infrastruktur nicht und wird nach der Umwandlung in Text nicht gespeichert.
8. Empfänger und Auftragsverarbeiter
| Empfänger | Sitz | Zweck | Grundlage |
|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Deutschland | Serverbetrieb, Datenbank und Sicherungen — die gesamte Anwendung läuft auf dieser Infrastruktur | Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Die Verarbeitung findet ausschließlich in der Europäischen Union bzw. im Europäischen Wirtschaftsraum statt (§ 3 Abs. 1 des Vertrags); eine Verlagerung in ein Drittland bedarf unserer vorherigen Zustimmung. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen wurden am 19.02.2026 von der TÜV Rheinland i-sec GmbH geprüft (Bericht 63017991-01) — ohne festgestellte Abweichungen. |
| Anthropic PBC | USA | KI-Auswertung hochgeladener Dokumente im Posteingang (Klassifikation und Ablagevorschlag) | Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914, Module 2 und 3). Sie sind Bestandteil des Data Processing Addendum von Anthropic, das über dessen Commercial Terms automatisch Vertragsbestandteil ist. |
Auf derselben Infrastruktur, ohne Beteiligung Dritter:
- Aetheris Account Service (Vertrags- und Rechnungsverwaltung) — eigener Dienst auf derselben Serverinfrastruktur
- Selbst betriebene Spracherkennung für das Bautagebuch-Diktat — verlässt den Server nicht
- Fachdienst für GAEB-Import und ZUGFeRD-Rechnungen — eigener Dienst ohne Zugang von außen
9. Speicherdauer
- Zugangsdaten: für die Dauer des Vertrags.
- Inhalte, die Sie in der Anwendung verarbeiten: nach Vertragsende 30 Tage abrufbar, danach gelöscht (Näheres im AVV).
- Server-Protokolle: kurzfristig, für Betrieb und Sicherheit.
- Rechnungen über die Nutzung von AETHERIS BAU: zehn Jahre nach den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (§ 147 AO, § 257 HGB). Sie unterliegen deshalb nicht dem Löschanspruch (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO).
10. Ihre Rechte
- Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
- Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
- Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)
Wenden Sie sich dafür an kontakt@aetheris-gmbh.de. Zuständige Aufsichtsbehörde für unseren Sitz: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz.
11. Keine Schriften oder Inhalte von Dritten
AETHERIS BAU lädt keine Schriftarten, Skripte oder Inhalte von fremden Servern nach. Beim Aufruf entsteht daher keine Verbindung zu Dritten.